院内アプリを作るときの5つの段階、壁打ちから納品まで

院内の申請や集計をスマホでできるようにしたいけれど、どこから手をつければよいか迷いませんか？紙やExcelで行っている日常業務をそのままWebアプリにするのは、現場の負担を減らすうえで有効ですが、進め方を間違えると使いにくくなってしまいます。この記事では、私たちが生成AIを使って紙やExcelの業務をスマホで使えるWebアプリにする実際の進め方をご紹介します。

この記事の要点

• 仕様の壁打ちから設計、作成、公開、納品までの5段階で進めます
• Google Apps Scriptなどの無料の仕組みを活用して作成します
• 医院のGoogleアカウントの中に作るためデータが残ります
• 固定URLやQRコード付きのA4説明書をセットで納品します

院内の紙やExcelの業務を、スタッフがスマホで使えるアプリにする仕組みづくりを、事務長代行のincrewがお手伝いしています。
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私たちが最初に確認すること

アプリを作り始める前に、現在の業務がどのように行われているかを詳しく確認します。仕様を固めるための壁打ちでは、次のような項目を一つずつ確認していきます。

• 使う人：誰が入力し、誰が管理するのかを確認します。
• 元の紙やExcel：現在使っている帳票をそのまま読み込み、計算式やルールを確認します。
• 利用端末：スタッフがスマートフォンで使うのか、院内のPCで使うのかを確認します。
• 印刷要件：A4サイズでそのまま印刷して紙に残す必要があるかを確認します。
• 運用のルール：決裁の流れや、人の入れ替わりがあったときの対応を確認します。

実際の進め方の5段階

私たちは、生成AI（Claude Codeなど）を使って、紙やExcelの業務をスマホで使えるWebアプリにする際、決まった5つの段階で進めています。ここでは実際のステップをご紹介します。

1. 仕様の壁打ち：医院にお願いして現在の紙やExcelを見せていただき、使う人やルール、印刷の必要性などを細かく確認します。
2. 合意してから設計：確認したルールをもとに設計を行い、医院と認識を合わせてから次の作業に進みます。
3. 作成：Google Apps ScriptやGoogleスプレッドシート、Googleフォーム、Gemini APIの無料枠を使い、元の計算式やルールをそのまま引き継いでアプリを組み上げます。
4. 公開：URLが変わらない方法でアプリをインターネット上に公開します。
5. 動作確認して納品：実際に正しく動くかを確認し、医院へ引き渡します。

アプリの作成にあたっては、医院名・上限金額・名簿などを「設定」シートに置き、プログラムを触らなくてもあとから変更できるように整えています。また、時間のかかる処理には必ず「処理中」の表示を入れ、二重に押されてしまうのを防ぎます。なお、最新の法令や制度にかかわる設定を行う際は、所管の官公庁や専門家にご確認ください。

つまずきやすい点と対策

アプリを導入する際や、運用を続ける中でつまずきやすいポイントと対策をあらかじめ押さえておくと安心です。

• 年度が替わるときの設計：年度ごとにデータが分かれるアプリでは、最初から年度切替を設計に入れておきます。URLは変えず、過去のデータは年度ごとに残し、名簿は管理シートで追加できるようにします。
• 画面の印刷レイアウト：画面がスマホ専用になっていると、いざ紙で残したいときに印刷が崩れてしまうことがあります。最初からA4一枚できれいに印刷できるように整えておきます。
• 公開後の更新忘れ：公開したあとにプログラムを直したときは、公開版の更新を忘れずに行うことが大切です。更新し忘れると「直したのに直っていない」という状態になってしまいます。

医院側で準備しておくと早いこと

アプリの制作をスムーズに進めるために、医院側で次のような資料や情報をあらかじめ準備しておくと確認がスムーズです。

• 現在使っている紙の帳票やExcelファイル
• 入力項目や計算のルールがわかるメモ
• スタッフの名簿や役職の一覧
• 運用するうえで決めておきたいルールの下書き

よくある質問

Q. アプリのデータや所有権はどうなりますか？

A. 医院のGoogleアカウントの中にアプリを作成するため、サービスが終わってもアプリとデータはすべて医院に残ります。

Q. 納品されるときには何がセットになっていますか？

A. 固定のURL、スプレッドシート、QRコード付きのA4スタッフ向け説明書をセットにして医院のGoogleドライブへ保存します。

Q. スマホが苦手なスタッフでも使えますか？

A. 名前を選ぶだけでログイン不要で使える仕組みにし、QRコード付きの分かりやすいA4説明書を用意してスムーズな利用をサポートします。

まとめ

私たちが院内アプリを作るときは、仕様の壁打ちから設計、作成、公開、納品までの5つの段階を丁寧に進めています。元の紙やExcelのルールをそのまま活かした仕組みにすることで、スタッフが迷わず使えるアプリになります。