事務長代行で医院側に残る業務の線引き

事務長代行を検討するとき、「どこまで任せられて、医院側には何が残るのか」という線引きは気になるところですよね。結論からお伝えしますと、毎日のレジ締めや日計表の管理といった「その場に毎日いないとできない現場の作業」は医院側に残していただき、月次の給与計算や税理士・社労士への資料とりまとめなど「期日までに進める集約業務」を私たちが担当します。すべてを丸投げできるわけではありませんが、院長先生が抱え込みがちな事務作業を切り離すことで、診療やスタッフに向き合う時間をしっかり確保できます。

この記事の要点

• 毎日のレジ締めや日計表は医院側で担当していただきます
• 月次の給与計算や各種資料作成は事務長代行が進めます
• 専門的な手続きは社労士や税理士、私たちはその橋渡しを担います
• 院長先生は判断と診療に専念できる環境づくりを目指します

この記事で紹介している給与計算・勤怠集計・給与辞令の作成や、社労士・税理士の先生とのやり取りは、事務長代行のincrewにまるごとお任せいただけます。
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1. どの業務が滞り、誰が困っているかを整理する

日々の診療を終えたあと、夜遅くまで医院に残って請求業務や勤怠チェックを進めている院長先生もいらっしゃるのではないでしょうか。忙しい日々が続くと、どうしても細かな事務作業が滞りがちになりますよね。

私たちが支援した医院でも、忙しい院長先生が請求や給与関係の業務をお一人で抱え込んでしまい、業務が滞りがちになってスタッフからの信頼感が薄れていたことがありました。給与体系や評価のルールが整理されないままだと、院長先生自身も判断に迷い、時間ばかりが過ぎてしまいます。

事務作業が滞ると、院長先生が疲弊するだけでなく、スタッフも「自分の勤務状況や評価がきちんと見てもらえているのか」と不安を感じやすくなります。まずは、どの作業で手が止まっているのかを把握することが大切です。

2. 院内で決めることと専門家に確認すること（3者の役割分担）

医院の事務まわりを整えるうえで欠かせないのが、社労士や税理士といった外部の専門家との連携です。労務の専門分野は社会保険労務士が、税務の専門分野は税理士が担当します。

私たちは社労士や税理士と医院（院長先生）の間に立ち、資料の準備や連絡、院内での運用を事務長として受け持ちます。それぞれの役割分担は次の表のようになります。

担当	受け持つこと
社労士（税務は税理士）	専門的な判断、行政への手続きや届出
私たち（事務長代行）	社労士・税理士と医院の間に立ち、資料の準備・やり取り・院内での運用を担当
院長先生	診療や、院長にしかできない大切な業務に専念

こうした専門家への連絡や資料の準備は、本来は院長先生が行ってきた業務かもしれません。しかし、時間がかかる事務作業を院長先生ご自身で行うのは、時間の使い方として効率がよいとは言えません。院長先生の大切な時間は、患者様への診療やスタッフとの対話、そして医院の方向づけに使っていただきたいと私たちは考えています。

なお、当社が社労士や税理士の独占業務を行うことはありません。行政への申請や法的な判断は専門家に依頼し、私たちはその前後のやり取りが円滑に進むよう実務をサポートします。最新の法令や制度については、所管の官公庁や各専門家にご確認ください。

3. 担当者・期限・確認方法の線引き

事務長代行として私たちが訪問する場合、月2回の訪問が基本となります。毎日医院にいるわけではないため、日々の現場作業と月次の集約業務で明確に担当を分けます。

医院側に残していただく業務

日計表の記入やレジ締めなど、毎日の現金を扱う作業は医院側のスタッフにお願いしています。これらは当日の診療終了時にその場で行う必要があるためです。

私たちが進める月次スケジュール

一方で、月ごとに期日が決まっている集約業務は、私たちがスケジュールに沿って進めます。

• 毎月1〜10日: 住民税の支払いを進めます。
• 毎月1〜15日: タイムカードなどの勤怠データを集めて給与計算を行います。また、前月分の税理士提出資料（領収書、請求書、保険診療報酬支払通知書、会計表、クレジットカード使用明細と入金、通帳記帳）をまとめます。
• 毎月16〜30日: 勤怠集計を医院別のPDF（A4縦・対象年月を明記）にまとめ、メールで送付します。偶数月に有給休暇の残日数を提出する医院もあります。
• 毎月20日まで: 前月分のレポートとミーティング資料を作成します。
• 毎回の訪問時: 業務の進捗更新や、Googleビジネスプロフィールへの投稿を行います。

税理士提出資料をまとめる際、クレジットカードや通帳は利用日ではなく「引き落とし月」で提出月を決めます。印刷した明細資料には用途を鉛筆で記入するなど、税理士の先生が確認しやすい状態に整えます。

4. スタッフへの説明と運用後の見直し方

事務長代行が間に入ると、勤怠の締め方や領収書の保管ルールなど、スタッフに関わる手順が変わることもあります。そうした仕組みを変える際は、院内の混乱を防ぐための丁寧な説明が欠かせません。

新しい運用を始めるときは、いきなり完璧を目指すのではなく、まずは次のようなステップで進めると無理がありません。

1. 変更の目的を伝える: 院長先生が診療に専念し、スタッフにとっても働きやすい環境を整えるためであることを共有します。
2. 日々の提出ルールを簡潔にする: 領収書のまとめ方やシフト希望の提出期日など、現場が迷わない形に整えます。
3. 定期的に振り返る: 毎月のミーティング資料をもとに、現場に無理が生じていないかを確認し、必要に応じて微調整します。

前述の支援事例の医院でも、事務長代行が入ってからは給与体系や昇給・賞与の考え方、他院の賃上げ事例などを判断材料としてお示しできるようになりました。その結果、院長先生がスピード感をもって方針を決められるようになり、診療やスタッフと向き合う時間が増えていきました。

5. 仕組みを作って終わりにしないための実務手順

業務の線引きを決めても、時間が経つと運用のルールが曖昧になってしまうことがあります。形骸化させないためには、毎月の記録と振り返りを定期業務に組み込んでおくことが大切です。

私たちは毎月20日までに前月分のレポートとミーティング資料を作成し、進捗の確認を行っています。数字の管理や労務環境の状況を定期的に把握することで、課題が大きくなる前に対処できます。

採用や評価制度、労務環境の整備など、医院が成長するにつれて取り組むべきテーマも変化します。私たちは課題の発見から計画、資料作成、スタッフとの調整、実行、振り返りまでを一貫して院長先生と一緒に進めることを大切にしています。

よくある質問

Q. 毎日のレジ締めや現金の確認も代行してもらえますか？

A. 毎日のレジ締めや日計表の記入は医院側にお願いしています。月2回の訪問支援が基本となるため、日々の現金管理は院内のスタッフで完結できるルールを整えます。

Q. 社労士や税理士がすでにいる場合でも依頼できますか？

A. はい、ご依頼いただけます。当社は専門家の独占業務を行うのではなく、先生と社労士・税理士の間に立ち、資料準備や連絡などの実務を受け持つ役割を担います。

Q. 事務長代行にお願いすると院長の仕事はどのくらい減りますか？

A. 給与計算や税理士提出資料の準備、勤怠集計などの事務作業にかける時間が減ります。その分、院長先生には診療やスタッフ面談などの重要業務に専念していただけます。

まとめ

事務長代行を利用する際は、「日々の現場作業」を医院側で行い、「月次の集約や専門家との橋渡し」を事務長代行に任せるという線引きが基本になります。まずは、院長先生が毎月時間を取られている事務作業を紙に書き出し、どれをご自身の手から離せそうか整理することから始めてみませんか。