スタッフ評価の仕組みを無料のスプレッドシートで作る手順

紙の評価シートやExcelの集計ファイルを使っていて、回収や入力の手間に悩んでいませんか。日々の診療があるなかで、スタッフ全員から評価票を集めたり、手作業で数字を転記したりするのは時間も手間もかかりますよね。この記事では、無料のGoogleスプレッドシートとGoogleフォームを使い、スタッフ評価をスマホから入力できる仕組みにする実務の手順をご紹介します。

この記事の要点

• 紙やExcelの評価票をGoogleフォームとスプレッドシートに整えます
• スタッフがスマホから無理なく入力できる形を作ります
• A4説明書とQRコードをセットにしてスタッフへ渡します
• 年度が変わっても同じURLで使え、過去データが残る形にします

この記事で紹介している求人票の運用や面接日程の調整は、事務長代行のincrewにまるごとお任せいただけます。
無料のオンライン相談（Zoom）はこちら →

私たちが最初に確認すること

現在の評価票の内容と、スタッフが無理なく入力できる環境を確認することから始めます。

評価の仕組みを整えるときは、いきなりシステムを作るのではなく、まずは現状の帳票がどうなっているかを整理します。私たちが最初に確認するのは以下の項目です。

• 現状の帳票形式：現在使っている評価表が紙なのか、Excelなどのデータなのかを確認します。
• 入力項目の構成：選択式の項目、点数付け、自由記述のコメント欄など、どのような項目が並んでいるかを把握します。
• スタッフの入力環境：スタッフが院内のパソコンを使うのか、各自のスマートフォンから入力するのかを確認します。
• 過去データの管理方針：年度ごとにシートを分けるのか、同じURLの中で履歴を残したいかといった設計方針をすり合わせます。

なお、評価基準の内容そのものや評価結果に基づく処遇など、労務に関する法的な判断が必要な事項については、必ず顧問社労士にご相談いただくようご案内しています。

実際の進め方

「医院側での資料共有」と「私たちによるシート作成・資料準備」を分担して進めます。

GoogleスプレッドシートとGoogleフォームを活用した評価の仕組みは、以下のステップで進めていきます。

1. 現在の評価表の共有
   【医院】現在使用している紙の評価用紙、またはExcelファイルを私たちに共有していただきます。
   【当社】項目数や入力形式を確認し、フォームに適した形に整理します。
2. Googleフォームの作成
   【当社】スタッフがスマートフォンから回答しやすいよう、設問の順番や選択肢を設定したGoogleフォームを作成します。回答漏れを防ぐための必須設定などもここで行います。
3. Googleスプレッドシートの集計設計
   【当社】フォームからの回答が自動で書き込まれるGoogleスプレッドシートを連携させます。年度が変わっても同じURLのまま継続して利用でき、過去の年度のデータもしっかり残るようにシートの構造を設計します。
4. スタッフ向けA4説明書の作成
   【当社】入力画面を開くためのQRコード（二次元バーコード）を掲載した、A4サイズ1枚の説明書を作成します。スマートフォンの操作手順を分かりやすくまとめた案内文書です。
   【医院】作成したA4説明書をスタッフに配布し、入力期限や実施の案内を行っていただきます。

つまずきやすい点と対策

紙の帳票をそのままフォームに置き換えるだけでは、入力しづらくなることがあります。

帳票をデジタル化するときに起こりやすい注意点と、私たちが意識している対策は次のとおりです。

• スマホ画面での見やすさ：紙の評価表は一覧性が高い反面、スマホの画面で見ると文字が細かくなりがちです。フォーム化する際は、スクロールしながらでも直感的に答えられるよう、1画面あたりの質問量や選択式の項目をすっきりと配置します。
• 年度更新時のURL変更トラブル：年が変わるたびに新しいフォームやシートを作ると、URLが変わり「どれに入力すればよいか分からない」という混乱が起きやすくなります。年度が変わっても同じURLでそのまま使え、過去の記録もシート内に残る設計にしておくことで、毎年の管理負担を抑えられます。
• 入力方法の周知不足：URLだけをチャットやメールで共有しても、見落とされたり開き方が分からなかったりすることがあります。A4の説明書にQRコードを印刷してセットで手渡すことで、迷わずスマホからアクセスできるようになります。

医院側で準備しておくと早いこと

現在運用している評価票やルールを事前にまとめておくと、準備がスムーズに進みます。

• 現在使用している評価表（紙の現物やスキャンデータ、Excelファイルなど）
• 評価の対象となる職種や区分（歯科衛生士、歯科助手、受付など）
• 評価を実施する時期やスケジュールの目安
• 過去の評価記録の保管方法に関するご希望

最新の法令や就業規則に関わる評価項目の設計・見直しについては、所管の官公庁や専門家である社会保険労務士にご確認ください。

よくある質問

Q. Googleの無料ツールだけで本当に運用できますか？

A. はい、GoogleスプレッドシートとGoogleフォームの組み合わせだけで十分に運用可能です。回答内容はスプレッドシートに自動で蓄積されるため、有料の専用ソフトを契約しなくても基本的な評価の入力・集計が行えます。

Q. スタッフにパソコンを用意できない環境でも大丈夫ですか？

A. はい、各自のスマートフォンから入力していただける形式で作成します。A4説明書に印刷されたQRコードをスマホのカメラで読み取るだけで入力画面が開くため、パソコンがない医院でも問題なく実施できます。

Q. 年度が新しくなったら設定をすべてやり直す必要がありますか？

A. いいえ、最初から年度が変わっても同じURLで利用できるように設計します。過去の年度の評価データも上書きされずに同じファイル内に残るため、年ごとにシートを新しく作り直す手間はかかりません。

まとめ

スタッフ評価の仕組みは、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを活用することで、費用をかけずにスマホ入力へ移行できます。A4の説明書とQRコードをセットにして案内し、年度が変わっても同じURLで履歴が残るように整えておくことが運用のポイントです。日々の業務負担を少しでも減らす工夫として、ぜひ参考にしてみてください。