求人を週1回見直すとき、私たちが確認するポイント

スタッフ募集のために求人を出してみたものの、その後の手入れが追いつかずに困ることはありませんか？日々の診療や院内業務が立て込んでいると、求人票を更新したり応募者と小まめにやり取りしたりする時間を取るのは大変ですよね。

私たちincrewでは、事務長代行として歯科医院の採用支援を裏方でお手伝いしています。この記事では、私たちが普段「求人を週1回見直すとき、どこを見ているのか」をはじめ、求人票の作成から応募者対応までの進め方をご紹介します。

この記事の要点

• 求人内容は週に1回、現状に合わせて見直しています。
• 求人票の作成だけでなく、スカウト文面の作成も進めます。
• 応募者対応や面接日程の調整を、医院と応募者の間でリレーします。
• 歯科業界に詳しいスタッフが裏方としてリアルタイムに対応します。

この記事で紹介している求人票の運用や面接日程の調整は、事務長代行のincrewにまるごとお任せいただけます。
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求人を見直すときに確認すること

求人を週1回見直すときは、現在の募集内容と院内の状況がずれていないかを確かめます。

求人票は一度作って載せたら終わり、というものではありません。見直しの際には、以下のような点を確認していきます。

• 募集条件の確認：募集している職種（歯科衛生士・歯科助手・受付など）や、勤務形態・給与などの条件が現状と合っているかを見ます。
• 求人票の掲載内容の確認：求職者に向けて伝えている医院の特徴やメッセージが、今の診療方針や院内の雰囲気に合っているかを確かめます。
• スカウト文面の見直し：状況に応じてスカウト文面の内容を調整する必要がないかを確認します。

求人を出したまま放置してしまうと、実際の状況と掲載内容の間に食い違いが生まれやすくなります。週1回のペースで定期的に目を通すことで、ズレを防ぎやすくなります。

採用支援の実際の進め方

採用支援では、求人票の作成から日々の運用、日程調整までを順を追って進めます。

私たちが普段行っている進め方は、次の4つのステップです。

1. 求人票の作成
   医院から希望する採用条件や医院の特徴を伺い、私たちが求人票を作成します。どのような人柄のスタッフを求めているのか、院長先生の考えを伺いながら文面を整えていきます。
2. スカウト文面の作成
   求職者に向けたスカウト文面を作成します。医院の魅力や求めている役割が相手にしっかり届くよう、工夫して文面を用意します。
3. 週1回の求人内容の見直し
   求人を動かし始めたら、週に1回、求人内容を見直します。求人票の文面や条件に修正が必要な箇所がないかを定期的に確認し、運用を続けていきます。
4. 応募者への対応と面接日程の調整リレー
   応募があった際は、応募者への対応や面接日程の調整を進めます。歯科業界に詳しいスタッフが裏方となり、応募者と医院の間に入ってリアルタイムに連絡をリレーします。

なお、当社の採用支援は事務手続きや運用のサポートです。人材紹介や職業紹介（求人の斡旋）を行うものではありません。

つまずきやすい点と対策

採用実務でつまずきやすいのは、応募者への返信の遅れと、求人内容の放置です。

日々の診療が忙しい歯科医院では、採用活動において次のような課題が起こりがちです。

• 応募者への連絡が遅れてしまう
  院長先生が診療中に届いた応募メッセージにすぐ気付けず、返信までに時間が空いてしまうことがあります。求職者は他の医院も並行して受けていることが多いため、連絡が滞ると他院に決まってしまう場合があります。私たちは裏方としてリアルタイムに応募者対応と日程調整を進め、連絡が途切れないようにしています。
• 一度出した求人を更新しないままにしてしまう
  求人を出した直後は気にしていても、日々の忙しさに紛れて何週間も見直さない状態になりがちです。私たちは週1回の見直しを業務として組み込み、求人内容を定期的に確認しています。
• スカウトの配信や見直しに手が回らない
  日々の業務の中でスカウト文面を考えて送る作業は、院長先生にとって負担になりやすい部分です。スカウト文面の作成も私たちが担当し、院長先生の作業負担を減らせるようにしています。

医院側で準備しておくと早いこと

採用の条件や面接可能な日時があらかじめ決まっていると、その後のやり取りがとてもスムーズになります。

求人票の作成や応募者対応をスムーズに進めるために、医院側で整理しておくと助かる項目をまとめました。

• 募集したい職種と雇用形態（常勤・非常勤、歯科衛生士・歯科助手・受付など）
• 給与や勤務時間の希望条件（給与幅、勤務曜日、勤務時間帯など）
• 医院の強みやアピールしたい特徴（設備、診療科目、働きやすさなど）
• 面接対応が可能な曜日や時間帯の目安（院長先生が面接に入りやすい枠）

これらがあらかじめ決まっていると、求人票の作成やスカウト文面の作成が素早く進みます。また、応募が入った後の面接日程の調整リレーも滞りなく行えます。

よくある質問

Q. スカウト文面の作成は医院側で行う必要がありますか？

A. 私たちがスカウト文面の作成を担当します。医院の魅力や求めている人物像に合わせて文面を用意しますので、院長先生がゼロから作成していただく必要はありません。

Q. 応募者への連絡はどのような体制で行っていますか？

A. 歯科業界に詳しいスタッフが裏方となり、応募者への対応やスカウトへの対応をリアルタイムで行っています。医院と応募者の間をつなぎ、面接日程の調整をリレー形式で進めます。

Q. 求人内容の見直しはどのくらいの頻度で実施しますか？

A. 私たちは週に1回のペースで求人内容を見直しています。求人票の文面や条件が現在の状況と合っているかを定期的に確認し、運用を続けていきます。

まとめ

求人活動は、求人票を出して終わりではなく、定期的な手入れと素早い応募者対応が大切です。私たちは週1回求人内容を見直し、スカウト文面の作成や面接日程の調整リレーを裏方として進めています。採用実務の負担を軽くしたいとお考えの院長先生は、進め方のひとつとして参考にしてみてください。